Mikor ésszerű a kazettás irattárolás (TABCOLOR-rendszer)?
Szükséges vállalatánál nagy mennyiségű, de viszonylag vékony és tartalmilag hasonló akta racionális rendszerezése? Ez esetben a kazettás irattárazás különösen helytakarékos megoldás. Elveszti áttekintését az irattartó tálcába vagy postakosárba tett iratai felett? A kazettás irattárazás esetén ún. álló mappát használunk, melybe az iratot gyorsan és lyukasztás nélkül (szabadlapos lefűzés)be tudjuk tenni. Az állómappák fedőlapjai kartonból készülnek, melyeknek a feliratozása ill. jelölése az mappa oldalsó szegélyén történik – többnyire speciális etikettekkel. A kazettás regisztráció a laterális irattárazás kategóriájába tartozik, mert az állított mappák egy kazettában ill. laterális elhelyezkedésű rendszerező dobozban állnak. Ennek során a zárt mappagerinc alul van és a keskenyebb oldala, melyre a feliratozás kerül, előre mutat. Ebből az irányból lehet az egyes ügymenetekhez hozzáférni és helyükről kivenni.
A MAPPEI TABCOLOR-rendszere
A MAPPEI cég TABCOLOR-rendszere a laterális állólefűzés különleges formája, amely a gyakorlatban vékony akták rendszerezésében vált be. Különlegessége: a TABCOLOR-rendszerben tárolt ügymenetek vizuálisan rendkívűl gyorsan megragadható színkódolása. Ezáltal az egyes ügymeneteket villámgyorsan lehet megtalálni és a téves lefűzések is azonnal szembetűnőek, így korrigálhatók.
A kazettás irattárazás különösen alkalmas csoportos lefűzésre, de használhatók irattár rendszerezésre is, méghozzá ott, ahol egy vállalat/kórház/hivatal több dolgozójának(team) kell a napi munkavégzés során nagy számú ügyfél vagy beteg aktájához hozzáférnie. Az ügymenetek nagy számánál a TABCOLOR-rendszer színjelölésével színsorok alakulnak ki, melyek ránézésre is nagyobb áttekintést és rendezettséget mutatnak. Az ügyintézők nagyra értékelik a nagy mértékban leegyszerűsített keresést és a keresett információhoz való célzott hozzáférést.
A kazettás irattárazás előnyei
A kazettás irattárazás Amerikában a hagyományos gyűrűs iratrendezőt szinte teljesen kiszorította. Joggal, mert a vékony filingrendszer előnyei önmagukért beszélnek:
- Időtakarékos
- Helytakarékos
- Optimális áttekintés és hozzáférés
- Összességében költségkímélő lefűzési rendszer
Abban az esetben viszont, ha nincs nagy mennyiségű hasonló tartalmú akta, hanem témájukat tekintve eltérő aktákat kell rendszerezni, inkább a MAPPEI-módszert ajánljuk.
Időtakarékos
Azok az akták, melyek kazettás irattárban találhatók, szinte mindig viszonylag vékony ügymenetek. Az ok kézenfekvő: a vékony akták kezelése hatalmas időbeli előnyt biztosít. Kevés lapból álló ügymenetek gyorsan, egyszerűen és lyukasztás nélkül lefűzhetők. Az akta vastagsága többnyire 1 cm-nek felel meg, vagyis egy ügymenet terjedelme 50-100 lap. A szabadlapos lefűzés a többnyire felesleges és időpazarló munka lépésektől - mint a lyukasztás, befűzés, tűzőgép használat stb. stb.- megszabadít és lehetővé teszi a szükséges információkhoz való célzott hozzáférést. A TABCOLOR-rendszer színkódolásának köszönhetően elérhető az iratok feletti gyors áttekintés. A rendszer keresési időt takarít meg, meggyorsítja az iratokhoz való hozzáférést, és lehetővé teszi a keletkező feladatok fókuszált és koncentrált elvégzését.
Helytakarékosság
A kazettás irattár a hagyományos lefűzési rendszerekkel szemben csekély helyigényével emelkedik ki. Kb. 1.500-2.200 vékony akta fér el egy polcon (mérete: 1 m széles és 2,2 méter magas). Ennek köszönhetően nagyon sok irat helyezhető el néhány négyzetméteren a lehető legnagyobb áttekinthetőség mellett.
A vékony állómappákat a kazettába vagy gyűjtőbe ill. rendszerező dobozba állítjuk be. Egy kazettába a mappa méretétől függően 20-40 ügymenet tehető. A kazetták helytakarékosan, szorosan egymás mellett sorakoznak. Ily módon a kereskedelemben kapható polcos állványoknál 8 kazettával megtöltött polc tehető egymás fölé és ezek mindenféle segédeszköz nélkül (mint például létra) elérhetők. Ez az optimális helykihasználás csökkenti az irattárolással együtt járó raktározási költségeket.
Optimális áttekintés és hozzáférés
Nagy mennyiségű irat elhelyezésénél és lefűzésénél fontos, hogy megőrizze iratai feletti áttekintését. A kazettás irattárral – és speciálisan a TABCOLOR-rendszerrel – különösen könnyű az ügymeneteket kezdettől fogva áttekinthetően és logikusan rendszerezni. A jó áttekintés végeredményben megkönnyíti a gyors és közvetlen hozzáférést is a kívánt információkhoz.
A TABCOLOR-rendszerrel történő lefűzés egyedi igényekre szabott lehetőségeket nyújt az állómappa jelölésére. E célból a mappa elől lévő „szignalizálási szélét” színes etikettel illetve szöveg valamint számjegy színkódjából álló kombinációval is látjuk el.
A következetesen alkalmazott színkódolás ahhoz vezet, hogy
- a dokumentumok keresési ideje drasztikusan csökken
- a hozzáférés sokkal gyorsabb
- téves lefűzések szembetűnőek
A TABCOLOR-rendszer színlogikája alapján az egyes mappák nagyon gyorsan hozzárendelhetők a már meglévő dokumentumcsoportokhoz és vizuálisan jól elkülöníthetők más csoportoktól. Ez pedig a dokumentum kezelést egyszerűbbé és komfortosabbá teszi.
Költségkímélő irattár
A sok vékony akta kazettás irattárban való rendszerezése viszonylag költségtakarékos irattározási forma. Az állómappák kedvező áron beszerezhetők, hogy összességében nagy mennyiségű iratmennyiséget külön-külön ügymenetekre bontva szétosszuk és azokat áttekinthetően és hatékonyan rendszerezzük. A gyakorlatban azonban az akta kezelés egyszerűsödésével együttjáró megtakarítást még mindig alábecsülik. Pedig a hagyományos iratkezelés során tapasztalt improduktiv munkafolyamatok és a dokumentumok hosszadalmas keresése miatt a személyi költségek nagy mértékben emelkednek.
A TABCOLOR-rendszerrel történő kazettás irattárazás ill. iratkezelés sok előnyt von maga után:
- Helykihasználás és iratok raktározásának költséghatékonysága
- Megtakarítási potenciál a gyors iratkezelésnek és azonnali hozzáférésnek köszönhetően
- Viszonylag csekély származékos költség a iratszervezési eszköznél
- A meglévő irattári bútorok többnyire felhasználhatók
Érdekli Önt a kazettás irattárazás?
Szeretné nagy mennyiségű iratát egyszerűbben és hatékonyabban kezelni? Használja a színben rejlő logikát! Optimalizálja iratszervezését TABCOLOR-ral és spóroljon helyet, időt és költséget!
